مهام الوحدات التنظيمية

تتكون الهياكل التنظيمية لمكاتب لجان الانتخاب من اربعة وحدات رئيسية تتولى كل منها المهام التالية:

(1) منسق الشؤون الإدارية والمالية والدعم اللوجستي:

  • تحديد الاحتياجات اللوجستية للعملية الانتخابية على مستوى الدائرة الانتخابية من المواد والمعدات الانتخابية وخدمات النقل والاتصالات وتكنولوجيا المعلومات وطلبها من الهيئة.
  •  استقبال وإدارة تخزين المواد والمعدات الانتخابية الواردة من الهيئة.
  •  صرف وتوزيع المواد والمعدات الانتخابية على مراكز الاقتراع والفرز لاستخدامها يوم الانتخابات، واستردادها بالتنسيق مع منسقي مراكز الاقتراع.
  •  ضبط ومراقبة مخزون  المستودعات من المواد والمعدات الانتخابية.
  • التنسيق مع الجهات المعنية لضمان سلامة وامن المستودعات الخاصة بالعملية الانتخابية على المستوى المحلي.
  • الاستجابة للاحتياجات الطارئة لمراكز الاقتراع والفرز يوم الانتخابات وتزويدها بالمواد الإضافية في حال الاحتياج.
  • الإشراف على أعمال البريد والصادر والوارد وحفظ الملفات الخاصة بأعمال اللجنة.
  • القيام بتوفير احتياجات اللجنة من الأثاث المكتبي والأدوات والتجهيزات والقرطاسية .
  •  تنفيذ التشريعات المنظمة للشؤون الإدارية.
  • مسك السجلات والدفاتر اللازمة وإعداد القيود المحاسبية واتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة لعمليات الصرف المختلفة في حدود التفويضات والصلاحيات المالية للجنة.
  • مسك السلف المالية وقفلها وفقا للإجراء المعتمد.
  • إعداد المستندات المالية لدفع النفقات وصرف الرواتب وغيرها من المستحقات المالية للمستخدمين.

(2) منسق تسجيل الناخبين وشؤون المرشحين ورصد الدعاية الانتخابية :

  • استلام الطلبات التي تم رفضها من قبل دائرة الأحوال المدنية والجوازات على مستوى الدائرة الانتخابية وتوثيقها يدوياً والكترونياً وإرسالها إلى الهيئة.
  • المتابعة على تعديل جداول الناخبين واصدار بطاقات انتخاب بناء على نتائج قرارات الهيئة بالفصل لطلبات التعديل المرفوضة من قبل الدائرة رفع تقارير الى المركز.
  • استلام طلبات الاعتراض على الجداول الأولية للناخبين معززة بالبينات وتدقيقها وتوثيقها الكترونياً ورفعها الى الهيئة.
  • المتابعة على اتخاذ الدائرة الإجراءات التعديلية على جداول الناخبين الاولي وإصدار بطاقات انتخاب بناء على نتائج قرارات الهيئة بالفصل بالاعتراضات وقرارات المحكمة بالفصل بالطعون المتعلقة برفض طلبات الاعتراض، ورفع تقارير الى الهيئة.
  • مساعدة رئيس لجنة الانتخاب عرض الجداول الأولية وجداول الاعتراضات وجداول الناخبين النهائية في المواقع المحددة بالإعلان الصادر عن الهيئة
  • استلام طلبات الترشح والانسحاب الخطية المقدمة الى رئيس لجنة الانتخاب وتدقيقها  للتاكد من اكتمال كافة الأوراق الثبوتية والبيانات المطلوبة، والعمل على توثيقها وتسجيلها وارسالها الى الهيئة.
  • استلام طلبات مندوبي المرشحين والإعلام وتدقيقها للتأكد من اكتمال كافة الأوراق والبيانات المطلوبة والعمل على توثيقها وإرسالها إلى الهيئة، والتبليغ بقرارات الهيئة وتنفيذها بتسليم المعتمدين منهم البطاقات الخاصة بهم وفقا للإلية المعتمدة للتبليغ والتسليم.
  • رصد الدعاية الانتخابية للمرشحين على المستوى المحلي ورفع تقارير حول المخالفات والعقوبات اللازمة والإجراءات التصحيحية للمجلس.
  •  التنسيق مع الجهات المختلفة المكلفة بموجب القانون بالتعامل مع مخالفات الدعاية الانتخابية.

(3) منسق الموارد البشرية والتدريب:

  •  تحديد الاحتياجات مراكز الاقتراع والفرز من الكوادر البشرية اللازمة لتنفيذ عملية الانتخاب وتلبيتها بالتنسيق مع منسقي مراكز الاقتراع والفرز.
  •  ادارة شؤون موظفي المكتب ومراكز الاقتراع بما فيها فتح وحفظ ملفات العاملين ومتابعتها والمحافظة على سرية المعلومات، وتنظيم عملية حضور وانصراف العاملين.
  • تنظيم وعقد برامج لتدريب موظفي المكتب ومراكز الاقتراع على إجراءات العمل المعتمدة  بالتعليمات التنفيذية وقرارات المجلس بالتنسيق مع منسقي مراكز الاقتراع .
  •  التنسيق مع الهيئة ومراكز الاقتراع في كل ما يتعلق بالعملية التدريبية
  • التاكد من توفير كتيبات الإدالة الإجرائية والتدريبية ووسائل التدريب المختلفة اللازمة لعقد البرامج التدريبية.

(4) منسق الدعم الفني لأنظمة المعلومات:

  • تفعيل وحجب صلاحيات الاستخدام على أجهزة تكنولوجيا المعلومات لجنة الانتخاب ومراكز الاقتراع  والفرز.
  • تقديم خدمات الدعم الفني لمستخدمي نظم المعلومات والأجهزة الحواسيب وتوابعها والأنظمة المحوسبة والشبكات لجنة. الانتخاب ومراكز الاقتراع والفرز من خلال توفير أعمال الصيانة الطارئة ،وتجهيز وتركيب وتشغيل الأجهزة والمعدات الجديدة ذات العلاقة بالحاسوب والشبكة.
  • تدريب مستخدمي الأنظمة والبرامج على علمية الاستخدام.
  • المساهمة في إدارة خدمات الاتصالات مثل الهواتف والانترنت و البريد الالكتروني وضمان اتصالها الدائم بالهيئة.